חיבור SharePoint ו-OneDrive ל-Notion Agents

אפשר לחבר את חשבון Microsoft 365 שלכם כדי לקרוא קבצי SharePoint ו-OneDrive ב-Notion AI. אפשר לבקש מסוכן Notion לסכם מסמכים, לנתח גיליונות אלקטרוניים ולמצוא את הקבצים הדרושים לכם. בקרוב אפשר יהיה גם ליצור ולערוך קבצים.

סוכן Notion מאחזר קבצים באמצעות כלי Microsoft בזמן אמת כשאתם זקוקים להם. הוא יכול לגשת רק לקבצים שחשבון Microsoft המחובר שלכם מורשה לגשת אליהם.

• עליכם להחזיק בחשבון Microsoft 365 פעיל של עבודה או לימודים עם גישה ל-SharePoint ו-OneDrive.

• עליכם להחזיק בתוכנית לעסקים Notion או בתוכנית Enterprise.

• ייתכן שהארגון שלכם ידרוש ממנהל מערכת של Microsoft לאשר את האפליקציה.

הגישה שלכם כפופה להרשאות של Microsoft. אפשר לגשת לתוכן ששותף איתכם ישירות או דרך קבוצות מודרניות. פרטים נוספים מופיעים ב-מדריך של Microsoft להרשאות SharePoint. קבוצות קלאסיות (ישנות) אינן נתמכות.

1. פותחים את הגדרות → חיבורים → עיון.

2. מחפשים את SharePoint, פותחים את כרטיס החיבור שלו ובוחרים ב-חיבור.

3. נכנסים לחשבון Microsoft שרוצים להשתמש בו, בודקים את ההרשאות המבוקשות ומשלימים את תהליך האישור.

1. פותחים את Notion AI ומבקשים ממנו 'Connect SharePoint'.

2. בוחרים ב-חיבור בכרטיס החיבור.

3. נכנסים לחשבון Microsoft שרוצים להשתמש בו.

4. בודקים את ההרשאות שהאפליקציה מבקשת ומשלימים את תהליך האישור של Microsoft.

5. חוזרים לצ'אט ומבקשים מסוכן Notion למצוא או לקרוא קובץ ב-SharePoint או ב-OneDrive.

סוכן בהתאמה אישית מתאים לזרימת עבודה חוזרת עם קבוצה מוגדרת של קבצים. כך מחברים אותו:

1. פותחים את ההגדרות של הסוכן בהתאמה אישית ועוברים אל כלים וגישה.
2. מוסיפים את SharePoint ומצרפים את החיבור לחשבון Microsoft.
3. מדביקים קישורים לאתרים, לספריות מסמכים, לתיקיות או לקבצים בודדים שהסוכן צריך להשתמש בהם.
4. בוחרים קריאה לכל משאב.
5. שומרים את ההגדרות ובודקים את הסוכן עם קובץ שנמצא במשאבים המותרים.

האפשרות לאשר את האפליקציה באופן עצמאי תלויה במדיניות ההסכמה של הארגון שלכם ב-Microsoft. אם הארגון דורש אישור מנהל מערכת, מנהל מערכת מורשה של Microsoft צריך לבדוק ולאשר את ההרשאות המבוקשות ב-Microsoft.

אם האפליקציה כבר מופיעה ברשימת האפליקציות של הארגון שלכם ב-Microsoft, מנהל המערכת יכול לפעול כך:

1. נכנסים למרכז הניהול של Microsoft Entra עם תפקיד שמאפשר להעניק הסכמה.

2. עוברים אל Entra ID → אפליקציות ארגוניות → כל האפליקציות.

3. בוחרים באפליקציית Notion שמופיעה בבקשת ההסכמה של המשתמש. בודקים שזו האפליקציה הנכונה לפני שמאשרים אותה.

4. תחת אבטחה, בוחרים ב-הרשאות ובודקים איזו גישה התבקשה.

5. אם ההרשאות עומדות בדרישות הארגון שלכם, בוחרים ב-הענקת הסכמת מנהל מערכת.

מנהלי מערכת של Microsoft יכולים גם לקבוע אילו משתמשים רשאים להיכנס לאפליקציה באמצעות מדיניות הקצאת משתמשים. תנאים מוקדמים ושיטות אישור נוספות מפורטים ב-מדריך של Microsoft להענקת הסכמת מנהל מערכת.

גם לאחר אישור מנהל המערכת, כל משתמש צריך לחבר את החשבון שלו. אין כניסה אחת לסביבת העבודה של Notion שמאמתת את כל המשתמשים.

החיבור תומך בזרימות העבודה הבאות עם קבצים:

• איתור וקריאה של קבצים: חיפוש קבצים, עיון בתיקיות וסיכום מסמכים נתמכים.

• ניתוח מסמכים: השוואת נהלים, זיהוי החלטות ואיסוף מידע מכמה קבצים.

• עבודה עם Excel: קריאת נתונים מחוברות עבודה, עדכון טווחי תאים והוספת שורות בהתאם להרשאות של חשבון Microsoft שלכם.

• עבודה עם קובץ מסוים: מספקים קישור לקובץ ב-SharePoint או ב-OneDrive כדי שהסוכן יוכל לגשת אליו ישירות.

למשל, אפשר לשאול:

• "אפשר למצוא את מדיניות חופשת הלידה שלנו ב-SharePoint ולסכם את תנאי הזכאות?"

• "אפשר להשוות בין שתי הצעות הפרויקט האלה ולהדגיש את ההבדלים: [קישורי קבצים]?"

• "אפשר לקרוא את חוברת העבודה של המכירות האזוריות ולסכם את הביצועים לפי אזור?"