Cómo ampliar el uso de las habilidades en el espacio de trabajo de Notion

A medida que los compañeros de equipo y tú creáis más habilidades, pueden empezar a acumularse diferentes versiones del mismo flujo de trabajo. Compartir habilidades ayuda a todos a reutilizar lo que ya se ha creado y a gestionar el trabajo repetible de forma más sistemática.

Como las habilidades son páginas de Notion, el equipo puede colaborar en ellas y controlar quién puede verlas o editarlas. También puedes organizar las habilidades compartidas en una base de datos, para que sean fáciles de encontrar y de gestionar en un solo lugar.

Esta guía te servirá para lo siguiente:

• Elegir qué habilidades compartir con el equipo

• Organizarlas en una base de datos de habilidades compartida

• Decidir quién puede acceder a ellas y editarlas

• Establecer valores predeterminados y controles en el de espacio de trabajo

Cuando decidas qué habilidades quieres compartir con el equipo, empieza por las tareas en las que a otras personas les vendría bien reutilizar un método, un estándar o un conocimiento especializado.

Presta atención a cosas como estas:

• Un método que el equipo repite: un equipo de selección podría usar una habilidad para convertir las notas de las entrevistas en el mismo resumen de candidato cada vez.

• Un estándar que quieres que otros sigan: un equipo de Marketing podría usar una habilidad para revisar los textos dirigidos al cliente según su voz de marca y su terminología.

• Conocimientos especializados que quieres que sean más fáciles de reutilizar: un equipo de producto podría documentar cómo un responsable de producto experimentado revisa las especificaciones para detectar requisitos que faltan, riesgos y dependencias.

Si encuentras un flujo de trabajo que merezca la pena convertir en una habilidad, sigue nuestras prácticas recomendadas para crear habilidades.

La biblioteca de habilidadeses tu vista personal de las habilidades en Notion. Incluye las habilidades que has creado o activado. Usa la pestaña Descubrir para encontrar habilidades compartidas en el espacio de trabajo, incluidas las de otros equipos que te puedan resultar útiles. Cuando encuentres una que quieras usar, elige Activar para mí para añadirla a la biblioteca.

Cuando creas tu primera habilidad, Notion crea automáticamente una base de datos de habilidades privada para ti. A medida que el equipo cree y comparta más habilidades, mueve las que sean relevantes para el trabajo del equipo a una base de datos compartida. Será un lugar donde el equipo podrá organizarlas y mantenerlas actualizadas.

Una base de datos de habilidades funciona como cualquier otra base de datos de Notion. Puedes añadir propiedades y automatizaciones, y crear vistas personalizadas según la forma de trabajar del equipo.

Las bases de datos de habilidades vienen con propiedades integradas para ayudar a las personas a entender qué hace cada habilidad y qué utiliza:

• Descripción explica qué hace la habilidad y cuándo usarla.

• Archivos contiene material de apoyo, como ejemplos, documentos de referencia, imágenes, archivos de datos o scripts.

• Etiquetas te sirve para agrupar y filtrar habilidades relacionadas.

Puedes añadir tus propias propiedades y vistas. Por ejemplo, podrías añadir una propiedad de tipo Selección para funciones del equipo como Marketing de producto, Contenido y Comunicación, y crear una vista que agrupe las habilidades por función.

Pon la base de datos de habilidades compartida en el espacio de equipo que ya utiliza el equipo. Así será fácil encontrarla junto al resto de recursos compartidos.

Selecciona + junto al nombre del espacio de equipo y elige la plantilla de base de datos de habilidades. También puedes crear una página nueva y elegir Habilidades como tipo de base de datos.

Empieza con una base de datos. Añade otra cuando un grupo necesite permisos diferentes o quiera gestionar su propio conjunto de habilidades.

Una habilidad es mucho más fácil de mantener actualizada cuando las personas entienden rápidamente qué hace y cuándo usarla. Y todo ello empieza por cómo la configuras:

• Ponle nombre a cada habilidad según la tarea que realiza:Revisar textos según la voz de marca es más claro que algo genérico como Estándares de marca, especialmente a medida que crece la colección.

• Escribe una descripción clara: explica qué hace la habilidad y cuándo usarla. El Agente de Notion también usa la descripción para decidir cuándo es relevante una habilidad. Cuanto más precisa sea, mejor podrá elegir la habilidad adecuada automáticamente.

• Mantén cada habilidad centrada en una sola tarea: cuando una habilidad empiece a cubrir varias tareas, divídela. Las habilidades más pequeñas son más fáciles de entender y de actualizar cuando el trabajo cambia.

Las habilidades siguen las mismas reglas de uso compartido y permisos que cualquier otra página o base de datos de Notion. Otorga acceso de edición solo a las personas responsables de mantener actualizadas las habilidades del equipo. Utiliza el historial de versiones para hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo.

Supongamos que el equipo de Marketing usa la habilidad Revisar textos según la voz de marca para comprobar que los textos cumplen las directrices de la marca. Es posible que todo el equipo necesite usarla, pero solo deberían poder modificarla algunas personas expertas en la marca.

Para configurar el acceso, selecciona Compartir en una habilidad o en la base de datos de habilidades:

• Comparte una sola habilidad cuando solo una persona o un grupo específico necesiten acceso.

• Comparte toda la base de datos cuando quieras otorgar a las personas acceso a varias habilidades a la vez.

Para obtener más instrucciones sobre cómo compartir habilidades, activarlas y gestionar los permisos, consulta este artículo de ayuda.

Si eres administrador del espacio de trabajo, tienes otro nivel de control sobre cómo se usan las habilidades. Los administradores de los planes Business y Enterprise pueden gestionar las habilidades en todo el espacio de trabajo en Configuración → IA de Notion → Habilidades → Configuración del espacio de trabajo.

Estas son las configuraciones del espacio de trabajo que los administradores pueden gestionar:

• Establece habilidades predeterminadas para el espacio de trabajo: usa Añadir habilidad predeterminada para las habilidades que quieras que todos tengan listas para usar. Puedes establecer hasta 50, así que reserva esos espacios para habilidades que sean útiles para todo el espacio de trabajo, no solo para un equipo.

• Controla las descargas locales de habilidades: una descarga local permite sacar una habilidad de Notion para usarla con un agente local compatible. La opción Permitir descargas locales de habilidades está activada de forma predeterminada. Desactívala si la organización quiere que las instrucciones de las habilidades permanezcan dentro de Notion.

• Desactiva las habilidades para el espacio de trabajo: activa Desactivar habilidades para el espacio de trabajo si la organización aún no está lista para usar habilidades o si necesitas pausar el acceso mientras decides cómo se deben utilizar.

Los administradores pueden establecer valores predeterminados y controles para todo el espacio de trabajo, pero los miembros del espacio de trabajo pueden gestionar aspectos de la configuración de habilidades.

• Los miembros eligen qué habilidades compartidas habilitar: además de los valores predeterminados del espacio de trabajo, los miembros pueden explorar la pestaña Descubrir en su biblioteca de habilidades y habilitar Activar para mí en las habilidades que quieran usar.

• Los miembros controlan dónde les aparecen las habilidades: pueden añadir habilidades al menú de su editor de texto para tener a mano las que usan a menudo.

• Las habilidades predeterminadas se contabilizan en los límites personales: los miembros pueden activar hasta 200 habilidades, y puede activar el uso automático para un máximo de 50.